How to Resolve EPF Service Overlap Issues: A Step-by-Step Guide/EPF सेवा ओवरलैप समस्याओं को कैसे हल करें

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Service overlap in EPFO occurs when a member has two or more EPF accounts with the same or different employers during the same period of service. This can lead to confusion and discrepancies in the member’s EPF records.

Causes of Service Overlap:

1. Anonymous Account Added to UAN: Occasionally, an anonymous employer might mistakenly add an anonymous EPF account to the employee’s UAN (Universal Account Number), causing unnecessary service overlap.
2. Incorrect Dates of Exit/Joining: Employers might enter incorrect exit or joining dates, which could lead to service overlap between the previous and current employer.
3. Leaving Without Informing the Employer: If an employee leaves without formally notifying the employer, the employer might continue to mark the employee as active, which causes overlap.
4. Appointment Letter Without Joining: Sometimes, employees receive an appointment letter and attend an interview but never join the company. If the employer records the joining date, this could cause a mismatch or overlap in the service period.
5. Employer Marks Employee as Absconding: In some cases, an employee might be marked as absconding if they leave without informing the employer, leading to overlapping service records.

Caution: Handling Incorrect Joining/Leaving Dates

Never transfer or settle the EPF account if the joining or exit dates are wrongly marked by the employer.

Why? If incorrect dates are marked and the employee proceeds with the transfer or settlement, these details possibly never be changed once the claim is settled. This makes it harder to correct discrepancies later.

Action Plan: Before transferring or settling the EPF claim, ensure that the dates are corrected by the employer to avoid complications in the future.

How to Resolve Service Overlap

Here are the methods employees can use to eliminate service overlap:

1. Delink Member ID (PF Number) from Service History or UAN: EPFO has introduced a feature that allows delinking the PF number from the service history if no contributions have been deposited by the employer under that specific member ID.

Note: This method works only if no contributions have been deposited for that particular member ID.
Click here to know the complete process of how to delink the member ID (PF Number) from the Service history or UAN.

2. Online Joint Declaration Process: Employees can fill a joint declaration form online through the EPF portal to resolve overlapping service issues.
Click here to know the complete process for applying for a joint declaration online and the required documents for modifying the date of exit or joining.

3. In Case of Closed Establishment/Death Cases: If the establishment is closed or in the case of the death of a member, the claimant must submit a physical copy of the joint declaration at the concerned EPF office. This declaration must be duly attested by an authorized person and submitted with all necessary supporting documents.
Click here to know the supporting documents required to be attached with the physical joint declaration. Here is the list of persons authorized to attest the joint declaration and other documents.

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Conclusion

By following these steps and ensuring accurate dates are updated, members can prevent service overlaps and ensure their EPF records are correctly maintained. This will save time and effort when it comes to future claims, transfers, and settlements.

This blog provides a straightforward approach to understanding and resolving service overlap issues in EPFO.

इस ब्लॉग को हिंदी में पढ़ें।

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EPFO में सेवा ओवरलैप तब होता है जब एक सदस्य के पास एक ही या अलग-अलग नियोक्ताओं के साथ एक ही समय अवधि में दो या अधिक EPF खाते होते हैं। इससे सदस्य के EPF रिकॉर्ड में भ्रम और विसंगतियाँ हो सकती हैं।

सेवा ओवरलैप के कारण:

1. यूएन से अनाम खाता जोड़ा जाना: कभी-कभी, एक अनाम नियोक्ता गलती से कर्मचारी के यूएन (यूनिवर्सल अकाउंट नंबर) में अनाम EPF खाता जोड़ देता है, जिससे सेवा ओवरलैप हो सकता है।
2. गलत एग्जिट/जॉइनिंग डेट्स: नियोक्ता गलत एग्जिट या जॉइनिंग डेट्स दर्ज कर सकते हैं, जिससे पिछले और वर्तमान नियोक्ता के बीच सेवा ओवरलैप हो सकता है।
3. नियोक्ता को सूचित किए बिना छोड़ना: यदि कोई कर्मचारी नियोक्ता को औपचारिक रूप से सूचित किए बिना छोड़ता है, तो नियोक्ता कर्मचारी को सक्रिय मान सकते हैं, जिससे ओवरलैप होता है।
4. जॉइनिंग के बिना नियुक्ति पत्र: कभी-कभी, कर्मचारियों को नियुक्ति पत्र मिलता है और वे साक्षात्कार में जाते हैं लेकिन कंपनी में जॉइन नहीं करते। यदि नियोक्ता जॉइनिंग डेट दर्ज करता है, तो यह सेवा अवधि में मिलान या ओवरलैप का कारण बन सकता है।
5. नियोक्ता कर्मचारी को ग़ायब मानता है: कुछ मामलों में, यदि कर्मचारी बिना सूचित किए छोड़ देता है, तो उसे ग़ायब माना जा सकता है, जिससे सेवा रिकॉर्ड ओवरलैप हो सकते हैं।

सावधानी: गलत जॉइनिंग/एग्जिट डेट्स से निपटना

अगर नियोक्ता द्वारा जॉइनिंग या एग्जिट डेट्स गलत दर्ज की गई हैं, तो EPF खाता ट्रांसफर या सेट्लमेंट न करें।

क्यों? अगर गलत डेट्स दर्ज की गई हैं और कर्मचारी ट्रांसफर या सेट्लमेंट के साथ आगे बढ़ता है, तो यह जानकारी कभी नहीं बदली जा सकती है। इससे बाद में विसंगतियों को ठीक करना मुश्किल हो सकता है।

एक्शन प्लान: EPF क्लेम ट्रांसफर या सेट्लमेंट से पहले सुनिश्चित करें कि नियोक्ता द्वारा डेट्स को सही किया गया हो ताकि भविष्य में जटिलताओं से बचा जा सके।

सेवा ओवरलैप को कैसे हल करें

यहां वह तरीके हैं जिनसे कर्मचारी सेवा ओवरलैप को समाप्त कर सकते हैं:

1. सदस्य आईडी (PF नंबर) को सेवा इतिहास या UAN से डीलिंक करें: EPFO ने एक फीचर पेश किया है जिससे सदस्य आईडी (PF नंबर) को सेवा इतिहास से डीलिंक किया जा सकता है, यदि नियोक्ता द्वारा उस सदस्य आईडी के तहत कोई योगदान नहीं किया गया हो।

नोट: यह तरीका केवल तभी काम करता है जब उस सदस्य आईडी के तहत कोई योगदान नहीं किया गया हो।
यहां क्लिक करें पूरी प्रक्रिया जानने के लिए कि कैसे सदस्य आईडी (PF नंबर) को सेवा इतिहास या UAN से डीलिंक करें।

2. ऑनलाइन जॉइंट डिक्लेरेशन प्रक्रिया: कर्मचारी ऑनलाइन EPF पोर्टल के माध्यम से जॉइंट डिक्लेरेशन फॉर्म भर सकते हैं ताकि ओवरलैपिंग सेवा मुद्दों को हल किया जा सके।
यहां क्लिक करें ऑनलाइन जॉइंट डिक्लेरेशन के लिए आवेदन करने और एग्जिट या जॉइनिंग डेट्स को संशोधित करने के लिए आवश्यक दस्तावेजों के बारे में जानने के लिए।

3. बंद प्रतिष्ठान/मृत्यु मामलों में: यदि प्रतिष्ठान बंद है या सदस्य की मृत्यु हो गई है, तो दावेदार को संबंधित EPF कार्यालय में जॉइंट डिक्लेरेशन की भौतिक प्रति प्रस्तुत करनी होगी। यह डिक्लेरेशन एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा सही तरीके से प्रमाणित किया जाना चाहिए और सभी आवश्यक सहायक दस्तावेजों के साथ प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
यहां क्लिक करें कि भौतिक जॉइंट डिक्लेरेशन के साथ किन सहायक दस्तावेजों को संलग्न किया जाना चाहिए, यह जानने के लिए। Here is the list of persons authorized to attest the joint declaration and other documents.

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निष्कर्ष

इन कदमों का पालन करके और यह सुनिश्चित करके कि सही डेट्स अपडेट की गई हैं, सदस्य सेवा ओवरलैप को रोक सकते हैं और अपने EPF रिकॉर्ड को सही तरीके से बनाए रख सकते हैं। इससे भविष्य में क्लेम, ट्रांसफर और सेट्लमेंट्स में समय और प्रयास की बचत होगी।

यह ब्लॉग EPFO में सेवा ओवरलैप मुद्दों को समझने और हल करने के लिए एक सीधी दृष्टिकोण प्रदान करता है।